Miten varmistaa laadukas etäpalaveri

Koronaviruspandemian vuoksi tarpeesta käyttää etätyökaluja, kuten videoneuvotteluja, on tullut ensiarvoisen tärkeää liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta. Myös meillä Get Up Consulting Oy:ssa uusasiakashankinta ja liidien hankinta rakentuu elementeistä, joista yksi olennainen osa on videoneuvottelu.

Normaaleissa olosuhteissa videoneuvottelut ns. etäpalaverit voivat säästää matka-aikaa ja lisätä tuottavuutta, joten se on muuttanut liikemaailmaa merkittävästi. Tekniikan vaikutus tuntuu nyt enemmän, kuin koskaan ennen.

Käytössä oleva tekniikka voi vaihdella ilmaisista ohjelmistoista, kuten Skype, ammattimaisista pilvipohjaisista videoneuvotteluista, kuten ezTalks, huonepohjaisiin ”fyysisiin” telesovelluksiin, kuten Cisco jne. Riippumatta siitä, mitä tekniikkaa käytetään, on välttämätöntä hyödyntää etäpalaverejen parhaita käytäntöjä tuottavan etäpalaverin järjestämiseksi.

COVID-19 on päivittänyt toimintatapojamme. Ne meistä, joilla on ollut onni välttää lomautukset ja irtisanomiset, työskentelevät nyt kotoa ja valitsevat Zoom- tai Google Meet -puhelut pikemminkin kuin tunkeutuvat neuvottelupöydän ympärille.

Kotona työskenteleminen saattaa kuulostaa hyvältä joillekin, mutta kaiken oman IT-työn tekeminen voi olla hankalaa. Viimeinen asia jota haluat, on tekninen ongelma heti, kun on aika aloittaa etäpalaveri. Apua ei välttämättä saa vianetsinnässä ja se voi estää tuottavan työnteon. Varmista ennen kokouksen alkua, että kaikki on oikein. Näillä vinkeillä voit valmistautua etäpalaveriin kotoa tai missä tahansa työskenteletkin.

1.       Valitse hyvä videoneuvotteluohjelmisto

Laadukkaat videoneuvotteluohjelmistot, kuten ezTalks Cloud Meeting, auttavat helpottamaan asianmukaista yrityskeskustelua. Tämäntyyppiset sovellukset on mahdollista ladata ilmaiseksi, mikä auttaa saavuttamaan onnistuneen ja tuottoisan etäpalaverin. Muista hankkia ohjelmiston uusin versio ja varmista, että se on vakaa ja yhteensopiva käyttöjärjestelmän kanssa, jotta saat sujuvan videoyhteistyön etäpalaverin aikana.

Useimmilla yrityksillä on suosikkipalvelunsa, kuten Skype, Google Meet tai Zoom. Jos olet omalla kotitietokoneella, sinun tarvitsee vain ladata sopiva työpöytäsovellus tai napsauttaa linkkiä ja kirjautua kokoukseen.

Jos sinun on kuitenkin tehtävä nopeita päätöksiä ja löydettävä oikea videopuhelupalvelu, joka sopii tarpeisiisi, muista, että useimmilla matkapuhelinohjelmilla on videotoimintoja. Sovellukset, kuten Facebook Messenger, Signal, Android Messages ja Google Hangouts, mahdollistavat etäpalaverit. Monissa näistä palveluista on myös verkko- ja työpöytäsovelluksia. FaceTime sallii myös ryhmäkeskustelut ja tukee puhelujen vastaanottamista tietokoneellasi.

2.       Varmista, että sinulla on vakaa Internet-yhteys

Videoneuvottelujen tärkein näkökohta on vakaa ja nopea Internet-yhteys. Kun yhteys on hidas, se vaikuttaa etäpalaveriin haitallisesti visuaalisten häiriöiden ja epäjohdonmukaisen äänen kanssa.

3.       Osallistu langallisella yhteydellä

Jos Wi-Fi aiheuttaa sinulle edelleen ongelmia, etsi Ethernet-kaapeli suoraa yhteyttä varten, jonka pitäisi vähentää mahdollisia nopeusongelmia tai äkillisiä keskeytyksiä videoneuvottelujen aikana. Jos kannettavalla tietokoneellasi ei ole Ethernet-porttia, valitse halpa USB - Ethernet tai Thunderbolt - Gigabit Ethernet -sovitin. On suositeltavaa hankkia turvallinen yhteys sekä edistynyt salaus ja salasanasuojaus, jos ainoa valinta on langaton yhteys.

4.       Poista kaistan tukokset

Yksi etäpalavereiden haittapuolista on pikselöitynyt ruutu ja epätarkka ääni, jonka yleensä aiheuttaa  heikko kaistanleveys. Jos odotat etäpalaveriin yhtä tai kolmea osallistujaa, varmista, että kodin älylaitteet eivät hidasta yhteyttä.

Jos lapset pelaavat verkossa videopelejä tai käyttävät suoratoistopalveluita, robottiimuri kartoittaa kotiasi tai tietokoneellasi on käynnissä raskaita ohjelmistoja, kaikki tämä toiminta voi häiritä etäpalaveria sopimattomana ajankohtana.

Aloita tarkistamalla Internet-nopeutesi, jotta tiedät, mihin kaista pystyy ja saitko siitä, mistä maksat. Jos olet huolissasi siitä, että jokin muu käyttää yhteyttäsi, katso ratsastaako joku mahdolliesti Wi-Fi-yhteydelläsi.

5.       Ole tietoinen ympäristöstäsi

Jos haluat pitää kameran päällä etäpalaverin aikana, varmista, että tiedät mitä ympärilläsi tapahtuu. Sulje ikkuna, jos olet meluisalla kadulla, ja käännä valoa pehmentämään kuvaa. Varjostetun pöytälampun käyttämisen pitäisi toimia, kunhan vältät kovaa, suoraa valoa. Jos sinulla on suuret ikkunat, pyri peittämään nämä ainakin osittain. Muuten kamera kamppailee valotuksen kanssa.

6.       Käytä kuulokkeita ruuhkaisissa tiloissa

Vaikka voit tavata videon kautta milloin tahansa missä tahansa, joskus häiriötekijät voivat olla haitaksi. Älä luota tietokoneen sisäänrakennettuun mikrofoniin ja kaiuttimiin. Löydä itsellesi mukavat Bluetooth-kuulokkeet tai jopa pelikuulokkeet, joita voit käyttää puhelun aikana. Ne yhdistyvät helposti tietokoneeseesi ja tarjoavat samalla mukavat korvanapit vahvalla mikrofonilla.

Kuulokkeiden käyttäminen meluisissa, ruuhkaisissa tiloissa voi käytännössä poistaa häiritsevät kaiut ja auttaa muita osallistujia kuulemaan sinut selkeämmin. Kun et pääse hiljaiseen tilaan, käytä kuulokkeita, jotta sinä ja kollegasi voitte keskittyä tärkeimpään: etäpalaveriin.

7.       Lähetä agenda ennen kokousta

On sanomattakin tärkeää lisätä agenda kokouskutsuun. Tämän avulla vieraat ymmärtävät syyn, miksi heidät on kutsuttu, ja he voivat myös valmistautua asianmukaisesti. Materiaalin voi jakaa etukäteen myös sähköpostitse tai toimistossa.

8.       Pukeudu asiallisesti

Muista, että etäpalaveri on yleensä muodollinen ja pukeudu myös sen mukaisesti. Koska olet organisaatiosi edustaja, kannattaa huomioida minkälaisen kuvan annat vastapuolelle itsestäsi ja organisaatiostanne. Moniväristen asujen käyttämistä ei suositella videoneuvottelun aikana.

9.       Kirjaudu sisään hyvissä ajoin

Vältä sitä, että etäpalaverin alkaessa, pitää alkaa selvittää, huonoa yhteyttä tai että ohjelmisto ei toimi kunnolla. Testaa nämä ennen kuin etäpalaveri alkaa. Useammassa ohjelmassa voi käyttää testiominaisuutta, jotta voidaan varmistaa, että etäpalaveri alkaa ongelmitta.

Esim Skypessä, napsauta Skype-tilassa profiilikuvaa ja valitse Asetukset> Ääni- ja videoasetukset, ja Video-osiossa pitäisi olla kameran esikatselu. Voit myös etsiä äänitestauspalvelua Skype-yhteyshenkilöistäsi äänenlaadun testaamiseksi.

10.   Ota käyttöön kokousten tallennus

Etäpalaverin tallennus vähentää yleensä sivukeskusteluja ja antaa ryhmille mahdollisuuden edetä agendansa sujuvammin. Varmista vain, että ilmoitat kollegoillesi ennen etäpalaverin alkua tallennuksesta ja mainitse, että kukin osallistuja saa halutessaan tallennuksen.

11.   Muista etiketti

Vaikka videoneuvottelut saattavat saada sinut tuntemaan, että kaikki ovat samassa huoneessa, muista, ettet käännä selkääsi näytölle (näytöille) tai estä kameran näkymää. Muista aina jättää hyvästit näytöllä oleville osallistujille samalla tavoin kuin muutenkin ennen kokouksesta poistumista. Se on kohteliaisuutta.

12.   Älä puhu päälle

Siitä tulee todella haastava, kun samassa konferenssissa on paljon vieraita. Sinun on harjoiteltava kärsivällisyyttä ja pidättäytyä puhumasta, kun toise parhaillaan esittää. Isännän on suositeltavaa pitää kyselyt etäpalaverin päätteeksi, jotta jokainen saa mahdollisuuden ilmaista mielipiteensä. Isännän vastuulla on moderoida etäpalaveria sen onnistumiseksi.

13.   Inhimillinen elementti

Aivan kuten kasvotusten tai chatissa puhuminen, videoneuvottelut ovat vain normaali osa jokapäiväistä työpäivääsi. Se ei ole rakettitiedettä - videotekniikka on vain yksi tapa kommunikoida toimiston ihmisten kanssa. Laita hymy kasvoille ja keskity kokoukseen ja kollegoihisi - älä siihen, miltä näytät kamerassa.

14.   Älä unohda laturia

Pitkät neuvottelupuhelut voivat kuluttaa kannettavan tietokoneen akun melko nopeasti. Ja et halua tilannetta, jossa akkuvaroitukset vilkkuvat näytölläsi. Varmista, että kannettava tietokone on kytketty verkkovirtaan ja että se käynnistyy. On myös joitain kannettavia akkuja, jotka ovat riittävän tehokkaita lataamaan kannettavan tietokoneen etäpalaverin ajaksi.

15.   Onko sinulla varasuunnitelma

Riippumatta siitä, mitä ohjelmaa tai kokoonpanoa käytät, on hyvä olla varasuunnitelma siltä varalta, että jokin menee pieleen.

———

Meillä Get Up Consultingissa uusasiakashankinta ja liidien hankinta rakennetaan niin, että kontaktoinnin tuottama liidi synnyttää asiakastapaamisen, jonka muotona yleensä on etäpalaveri. Näistä yleisimmät ovat Teams palaveri tai Googlen meet.

Tarvitseeko teidän yrityksenne uusia asiakkaita tai liidejä? Tutustu yrityksemme uusasiakashankintaan sivun ylävalikosta tai tekstilinkistä.