Etäpalaveri on tullut jäädäkseen
Videoneuvottelusta eli kansan kielellä etäpalaverista, on tullut luonnollinen osa yritysten arkea ja myynnin maailmassa osa kartoitus, liidien hankinta, uusasiakashankinta ja myyntiprosessia. Nostamme tämän esiin sivustollamme juuri siitä syystä, että etäpalaveri on myös olennainen osa meidän ja asiakkaidemme arkea.
On kiistatta selvää, että ajankäytön ja kustannusten vinkkelistä etäpalaveri on erittäin tehokas apuväline. Sen lyhyitä ja pitkäaikaisia vaikutuksia psykologisesta vinkkelistä myös tutkitaan. Kuinka luottamus, uskottavuus ja asiakasuskollisuus syntyy? Miten voidaan vaikuttaa? Mitä pitää erityisesti ottaa huomioon etänä versus F2F-tapaamisessa? Kuinka saadaan onnistuneesti kuljetettua etäpalaveri alusta loppuun? Miten voidaan varmistaa, että informaatio välittyy ja se ymmärretään?
Tämän kaiken lomassa on hyvä tarkastella etäpalaverin historiaa, nykytilannetta ja tulevaisuuden näkymiä.
1. Etäpalaverin historia
Ensimmäiset etäpalaverikonseptit kehitettiin 1870-luvulla osana äänilaitteiden laajennusta. Videopuhelimen ensimmäinen varsinainen kehitys alkoi 1920-luvun lopulla AT&T -yhtiön Bell Labs ja John Logie Baird kanssa. AT&T kokeili videopuhelimia vuonna 1927.
Varhaiset etäpalaverikokeilut tehtiin 1930-luvun lopulla Saksassa. Tämä varhainen videotekniikka puhelinlinjoilla sisälsi kuvapuhelimia, jotka lähettävät valokuvia. AT&T alkoi käyttää etäpalavereja Picturephone-palvelussaan 1970-luvun alussa.
Etäpalaverit otettiin varsinaisesti käyttöön AT&T: n toimesta New Yorkin maailmannäyttelyssä vuonna 1964. Se oli yksinkertainen järjestelmä, joka sisälsi kaksi kaapelilla liitettyä suljetun piirin televisiojärjestelmää. Tämän tyyppistä yhteyttä, UHF- tai VHF-yhteyksiä käyttäen, käyttävät televisioasemat usein haastatellessaan ihmisiä tai ilmoittaessaan suorana lähetyksenä.
Etäpalaverit olivat erittäin futuristisia, kun niitä alettiin käyttämään, ja harvat ihmiset näkivät järjestelmän potentiaalin, kun kustannukset olivat niin kohtuuttomia. Jopa vuoteen 1970 mennessä, kun AT&T esitteli Picturephone-puhelimen vuonna 1970, oli se 160 dollaria kuukaudessa kutakin päätepistettä kohti, mikä vastaa melkein 1000 dollaria kuukaudessa tämän päivän rahana.
Teknologian kehitys, kuten Network Video Protocol (NVP) vuonna 1976 ja Packet Video Protocol (PVP) vuonna 1981, alkoi tuoda tekniikkaa muuhun kuin vain NASAan ja armeijaan. Vuonna 1982 IBM Japan loi yhteyden heidän ja Yhdysvaltain kollegoidensa kanssa viikoittaisia liiketapaamisia varten.
Matkan varrella oli joitain markkinointikatastrofeja. Mitsubishi loi 1980-luvun lopulla kuvapuhelimen, jolla oli pysäytyskuva. Tämä lakkautettiin nopeasti kaksi vuotta myöhemmin, kun se osoittautui epäonnistuneeksi.
1990-luvulla etäpalaveritekniikat lisääntyivät Internet-protokollan (IP) ja paljon edistyneempien videopakkaustekniikoiden myötä, mikä mahdollisti videokuvan ja äänen siirtämisen paljon pienemmissä paketeissa verkon kautta, mikä vähensi suoran lähetyksen kokoa.
Vuonna 1991 IBM esitteli innovatiivisen PC-pohjaisen etäpalaverijärjestelmän nimeltä PicTel. Tämä mustavalkoinen järjestelmä maksoi huomattavasti vähemmän kuin vanhat järjestelmät, ja linjan hinta oli vain 30 dollaria tunnissa. Laitteisto ja ohjelmistot olivat kuitenkin 20 000 puntaa, mikä oli edelleen kohtuutonta pk-yrityksille.
Kaupalliset etäpalaverit ottivat kunnolla tuulta alleen, kun Apple Macintosh esitteli CU-SeeMe:n vuonna 1992. Tämä videojärjestelmä tarjosi tähän asti laadukkaimman kaupallisen videon, ja äänen käyttöönoton myötä vuonna 1994, oli vihdoin kaupallisesti kannattava video neuvotteluratkaisu saatavilla.
Nykyään suurten nopeiden laajakaistaverkkojen ja valokuituverkkojen myötä, etäpalaveri on käytössä valtavassa määrässä erilaisia yrityksiä ja yhdistää ne maailmanlaajuisesti HD-laatuisilla kuvilla ja kirkkaalla äänenlaadulla.
Etäpalaverit ovat osoittautuneet tärkeäksi työkaluksi auttamaan yrityksiä kommunikoimaan tehokkaammin asiakkaidensa, toimittajiensa ja valmistajiensa kanssa ympäri maailmaa. Sitä käytetään kaikilla teollisuudenaloilla, teollisuudesta, terveydenhuollosta, armeijasta ja kouluista tehokkaana reaaliaikaisena viestintävälineenä.
2. Etäpalaverin suosion räjähdys
Monille työntekijöille, etenkin suuremmilla metroalueilla, kotona työskentelystä tulee todennäköisesti pitkäaikainen trendi. Etäpalaverista on tullut jotain, joka on tullut yhtä yleiseksi kuin puhelin kotona työskenteleville ihmisille.
Lisäksi useat videoneuvottelupalvelut tarjoavat yleensä muutakin kuin vain kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta. Luokkansa parhaat videoneuvottelupalvelut antavat käyttäjien jakaa ruudunsa, etäkäyttää toistensa työpöytiä, keskustella tekstin kautta, vaihtaa tiedostoja, kommunikoida digitaalisten taulujen kautta ja jopa lähettää konferensseja suurille passiivisten katsojien ryhmille. Jotkut ovat osa yrityskohtaisia VoIP (Voice-over-IP) -paketteja, joiden avulla äänipuhelut voidaan vaihtaa dynaamisesti videopuheluiksi ja jaetuiksi kokouksiksi napin painalluksella luomatta uusia yhteyksiä.
Kaikki nämä ovat upeita viestinnän apuvälineitä kotona työskentelyyn, varsinkin kun katsotaan pitkäaikaisen linssin läpi. Etäpalaverilla on kuitenkin myös muita toimintoja kuin hajautettujen työntekijöiden pitäminen yhteydessä. Ensinnäkin se on tehokas tapa hoitaa tehtävä, kuten vastata asiakkaiden tukikysymyksiin livenä, olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa reaaliaikaisissa webinaareissa tai muissa markkinointitapahtumissa ja jopa tavoittaa kumppanit. Nämä ominaisuudet ovat ottaneet jonkin verran taaksepäin koronaviruspandemian alkamisen jälkeen, mikä on aiheuttanut etäpalaverien kasvun lisääntymisen suurimmaksi osaksi kuluttajakeskeisissä tuotemerkeissään, kuten markkinatutkimuslaitos Statista on hiljattain havainnut.
Silti etenkin IT-työntekijöillä etätyö kukoistaa. Jo ennen pandemiaa FlexJobsin raportin mukaan 3,9 miljoonaa työntekijää esimerkiksi Yhdysvalloista työskentelee vähintään puolet ajasta kotona. Tämä on 115 prosentin kasvu vuodesta 2005. Tämä tarkoittaa, että joissakin tapauksissa etäpalaverit ovat ainoa näkyvä vuorovaikutus, jonka työntekijät saavat työnantajansa kanssa.
Teknologian kehitys tarkoittaa, että saatavilla on kohtuuhintaisia ja luotettavia etäpalaverityökaluja ja ne voivat helposti palvella modernia työpaikkaa. Tästä on tullut erityisen tärkeää nykyisen pandemian aikana.
Etäpalaverit ovat myös mahdollistaneet monien yritysten jatkavan toimintaansa antamalla työntekijöiden työskennellä kotona, käyttämällä neuvotteluratkaisuja kokouksiin ja päivityksiin sekä yleiseen viestintään.
Lisäksi lisääntyneen huolen vuoksi matkustuksen hiilidioksidikustannuksista on järkevää, että yritykset pyrkivät jatkamaan etänä tapahtuvaa viestintää sen sijaan, että suostuisivat liiketoimintaa ja ympäristöä tuhlaaviin kustannuksiin järjestäessään kokouksia kasvokkain yhdessä lokaatiossa.
10 tunnettua etäpalaveriohjelmistoa
1. GoToMeeting
2. RingCentral Video
3. Microsoft Teams
4. Google Meet
5. Zoom Meetings
6. ClickMeeting
7. U Meeting
8. BigBlueButton
9. Bluejeans Meetings
10. Lifesize
3. Kustannusten leikkaaminen etäpalaverilla
Pandemian lisäksi yritykset ovat siirtymässä kauemmas toisistaan ja ovat tehneet niin jo jonkin aikaa. Toisin sanoen monet pienet ja keskisuuret yritykset ovat levittäytymässä monille maantieteellisille alueille, mikä tuo monimutkaisia haasteita viestinnälle, jopa yrityksen sisällä työskenteleville työntekijöille. Lisää tähän vielä asiakkaita ja kumppaneita ja on vaikea ajatella tapaamista kaikkien näiden ihmisten kanssa ilman laajaa matkustamista, mikä tuo rajoittavia kustannuksia. Tässä etäpalaverit voivat antaa valtavan parannuksen yrityksen tulokseen.
Sen sijaan, että viettäis puolet elämästä lentokenttillä, voi nykyään siirtää elämänsä etäpalavereihin käyttämällä eri videoneuvottelutyökaluja. Tällä tavalla esittäjä ei ole vain ääni puhelimessa, vaan läsnäolo näytöllä, joka pystyy näkemään ja olemaan vuorovaikutuksessa muiden osallistujien kanssa, jakamaan esityksiä ja paljon muuta. Yhteiskokouksia varten isäntä voi luonnostella lennosta ideoita digitaalisesti ja kutsua osallistujia mukaan. Jotkin videoneuvottelupalaveripalvelut antavat esittäjien siirtää ohjauksen toiselle osallistujalle, joka voi jatkaa kokousta keskeytyksettä. Toiset antavat isäntien kieltää myöhästyneiden pääsyn häiriöiden välttämiseksi.
4. Etäpalaverin tulevaisuus
Yksi ennuste, josta voimme kaikki olla yhtä mieltä, on se, että etäpalaverit muuttavat edelleen globaalia työvoimaa. Etätyön kasvaessa ja kokouksia pidettäessä verkossa, videoviestintä tulee olemaan valtava painopiste organisaatioille jatkossa. Varmista, että organisaatiosi on valmis sopeutumaan.
Meillä Get Up Consulting Oy:n uusasiakashankinta ja liidien hankinta tähtää siihen, että meidän tuottama liidi synnyttää asiakastapaamisen, jonka pyritään totetuttamaan etänä. (Teams palaveri, Google meet, Zoom jne.)
Tarvitseeko teidän yrityksenne uusia asiakkaita tai liidejä? Tutustu yrityksemme uusasiakashankintaan sivun ylävalikosta.